Comment pouvons-nous
vous aider ?

L'agenda est un outil central pour la gestion de l'acquisition des épargnants avec Neofa. Il permet aux épargnants de planifier des rendez-vous directement dans votre calendrier, optimisant ainsi le démarrage de la relation client.

Pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité, veillez à vérifier régulièrement vos disponibilités et à ajuster votre agenda en fonction des nouveaux rendez-vous.

Étant donné la complexité et le coût élevé pour générer des premiers entretiens avec des prospects hautement qualifiés, il est crucial de maintenir votre agenda synchronisé et à jour. Si vous devez annuler ou déplacer un rendez-vous, vous risquez à 90 % de perdre la confiance de l'épargnant et de la plateforme.

Assurez-vous des points suivants :
• Synchronisation correcte : Veillez à synchroniser le bon agenda avec Neofa, et non un agenda secondaire.
• Mise à jour régulière : Votre agenda doit être constamment à jour.
• Gestion des vacances : Lorsque vous prévoyez des vacances, indiquez-les directement sur votre compte Neofa. Neofa bloquera automatiquement les créneaux dans votre agenda, mais veillez à ne pas supprimer l'invitation générée, car la plateforme utilise la synchronisation pour connaître vos disponibilités.

Pour synchroniser votre agenda, allez dans "Mon Compte", puis "Mes paramètres", et cliquez sur "Synchronisation du calendrier". Suivez ensuite les étapes.

Pour rappel, Neofa n’accède qu’à vos créneaux disponibles et ne peut voir ni les autres créneaux ni les informations supplémentaires dans votre agenda.

Ensuite, sélectionnez l'agenda que Neofa utilisera pour consulter vos disponibilités (calendrier de lecture).

Vous pouvez également choisir l'agenda sur lequel Neofa fixera les entretiens avec les épargnants. Un pop-up vous permettra de différencier le calendrier de lecture (vision des créneaux indisponibles) du calendrier d'écriture (enregistrement des entretiens).

‍Recommandation Neofa : Les agendas Gmail sont les plus simples à synchroniser et à gérer. Si possible, synchronisez un seul calendrier, de préférence celui que vous utilisez quotidiennement.

Dans le tableau de bord, vous pouvez consulter une vue détaillée de votre agenda, mois par mois.

Cette fonctionnalité vous permet de suivre facilement vos rendez-vous planifiés, d'obtenir une vue d'ensemble de votre emploi du temps, et de vérifier les créneaux disponibles pour la prise de nouveaux rendez-vous.

Dans la section Activité, vous pouvez consulter les détails de vos prochains rendez-vous et tâches. Cette section affiche les informations suivantes :

• Prochains Rendez-vous : Pour chaque rendez-vous à venir, vous trouverez le prénom de l'épargnant, ainsi que la date et l'heure de la rencontre. Vous aurez également accès à la confirmation du rendez-vous.

• Tâches de Relance : Vous pouvez visualiser les tâches de relance, y compris la description de la tâche et la date limite. Cela vous aide à gérer efficacement vos suivis et à vous assurer que rien n’est laissé au hasard.

Cette fonctionnalité vous permet de rester organisé et de suivre de manière proactive vos engagements et vos tâches importantes.

Lorsque qu’un épargnant fixe un entretien avec vous, vous recevez une notification par email et SMS. Neofa bloque automatiquement le créneau sur votre agenda pour vous rappeler l'échange et empêcher un autre épargnant de réserver ce même créneau.

Vous pouvez gérer vos notifications dans vos paramètres si vous préférez ne pas recevoir de SMS et/ou d'emails de la part de Neofa.

Vous pouvez proposer un premier ou un nouvel entretien à votre prospect. Pour cela, rendez-vous dans la Messagerie, dans la conversation avec l’épargnant, et cliquez sur l’icône orange en forme de Calendrier.

‍Attention : Actuellement, cette action constitue une proposition de rendez-vous, même pour le deuxième rendez-vous (R2).

L’épargnant doit valider la proposition pour que l’entretien soit officiellement bloqué dans votre agenda.L’épargnant recevra automatiquement un email et un SMS concernant la proposition de rendez-vous.

Vous avez la possibilité de planifier un deuxième entretien avec vos épargnants, qu'il soit téléphonique, en vidéo ou en personne.

Nous vous recommandons de fixer tous vos deuxièmes rendez-vous via Neofa, car cela optimise les suivis de qualité effectués par la plateforme. Ces suivis de qualité augmentent les chances de convertir les prospects en clients.

Les épargnants peuvent annuler un rendez-vous à tout moment directement depuis la plateforme. Ils ont également la possibilité de reprogrammer un nouvel entretien à leur convenance.

Comme mentionné dans le chapitre “Agenda”, annuler ou déplacer un rendez-vous à la dernière minute peut être particulièrement complexe et affecter la relation avec l'épargnant.

Vous avez la possibilité d'annuler jusqu'à 1 RDV par mois, à condition de le faire au moins 24 heures avant la date prévue.

Étant donné le coût et la difficulté associés à ces rendez-vous, nous ne pouvons tolérer plus d'annulations "gratuites". Il est donc crucial de maintenir votre agenda à jour et synchronisé.

Si vous annulez plus d'un rendez-vous par mois, les annulations supplémentaires seront considérées comme des rendez-vous effectués.

Si vous devez procéder à une annulation, il est crucial de proposer immédiatement un nouveau créneau pour maintenir la fluidité de la planification et éviter de perdre l'épargnant.

Assurez-vous de suivre ces étapes après une annulation :

• Proposez un Nouveau Créneau : Dès que vous annulez un rendez-vous, faites une nouvelle proposition de créneau pour replanifier l’entretien.

• Confirmez le Nouveau Rendez-vous : Attendez la confirmation de l’épargnant pour que le nouveau rendez-vous soit officiellement bloqué dans votre agenda.

Ces actions contribuent à maintenir une bonne relation avec vos épargnants et à garantir que vos échanges se déroulent sans interruptions majeures.

Dans certains cas, Neofa peut être amené à annuler des rendez-vous dans votre agenda.

Les principales raisons de ces annulations sont : une demande de l’épargnant, un épargnant hors cible ou un épargnant de mauvaise qualité.

Vous pouvez seulement modifier les “deuxième RDV” avec vos épargnants.

Neofa n’autorise pas de modifier un entretien pour un nouvel épargnant, car comme expliqué précédemment, le prospect est dans la majorité des cas perdu et ne reviendra pas chez vous ou chez Neofa.

Si un épargnant est absent au rendez-vous, celui-ci ne sera pas comptabilisé parmi vos rendez-vous terminés.

Nous prendrons les mesures nécessaires pour le rappeler et comprendre la raison de son absence. Si Neofa juge l’épargnant suffisamment sérieux, un nouveau rendez-vous sera organisé.

Si un épargnant est présent à son premier entretien mais que le conseiller est absent, le rendez-vous est considéré comme effectué, car l’épargnant était présent.

Étant donné le coût et la difficulté associés à la fixation des rendez-vous, Neofa exige un haut niveau de professionnalisme de la part des conseillers.

Un retard de 2, 3 ou même 5 minutes peut entraîner une perte de confiance de l’épargnant envers Neofa et votre cabinet, ce qui pourrait les dissuader de reprogrammer un rendez-vous. Dans ce cas, l’épargnant est considéré comme perdu.

À la fin de votre premier rendez-vous avec l’épargnant, nous effectuons un suivi qualité pour recueillir son ressenti et vous accompagner au mieux dans la finalisation de la vente.

Nous vous recommandons de renseigner vos notes, d'envoyer vos devis et de programmer vos prochains entretiens directement sur la plateforme. Cette coordination avec Neofa augmente vos chances de conversion client.

Après votre premier entretien avec l’épargnant, nous effectuons un suivi qualité pour évaluer la probabilité de conclure la vente et maximiser vos chances de succès, car votre satisfaction est notre priorité.

Toutefois, si nous estimons que l’épargnant semble hésitant et exprime le désir de consulter un autre conseiller, nous nous réservons le droit de lui proposer un second rendez-vous avec un autre expert Neofa. Vous serez informé de cette décision à chaque étape.

Vous pourrez trouver la note de qualification du prospect lorsque vous allez dans la fiche du prospect situé dans la section messagerie. Il faut ensuite sélectionner la section l’onglet information client, puis sélectionner résumé.

Vous pourrez trouver la note de qualification du prospect lorsque vous allez dans la fiche du prospect dans la section messagerie et sélectionnez la section activité.

Dans cette section, vous aurez accès à toutes les informations générales du profil client (nom, prénom, téléphone email, adresse, situation familiale, origine du patrimoine, ...)

Dans cette section, vous trouverez des informations détaillées sur le niveau de connaissance et l’expérience de l’épargnant en matière de produits financiers.

Vous pourrez également évaluer son degré de compréhension des risques associés à ces produits et sa capacité à prendre des décisions financières éclairées.

Après le premier entretien téléphonique, si l’épargnant a renseigné les détails de son patrimoine, vous aurez accès à l’ensemble des informations pertinentes.

Cette section regroupe les informations sur le patrimoine de l’épargnant. Après le premier entretien téléphonique, si l’épargnant a fourni ces détails, vous pourrez accéder à l’ensemble des informations pertinentes.

Dans cette section, vous trouverez les informations sur le revenu de l’épargnant. Après le premier entretien, si l’épargnant a complété les détails de ses revenus, vous pourrez consulter toutes les données nécessaires.

Cette section regroupe les documents consultés et/ou signés par l’épargnant, notamment le Document d'Entrée en Relation (DER) et la Lettre de Mission. Vous y accéderez pour suivre l’avancement contractuel de votre relation avec l’épargnant.

Cette section fournit une évaluation détaillée des perspectives financières liées à l’épargnant. Vous y trouverez :

• Probabilité de devenir client (%) : Une estimation du pourcentage de chance que l’épargnant devienne un client actif.

‍• Revenus estimés sur l’année : Une projection des revenus potentiels générés par l’épargnant, répartis en différentes catégories.

• Temps estimé avant signature : Une estimation du délai nécessaire avant la conclusion d’un accord formel avec l’épargnant.

Dans la section "Mon Compte", sous l'onglet "Mes factures", vous pouvez consulter les factures des épargnants qui ont accepté et payé.

À la fin de chaque entretien, l’épargnant reçoit un message pour évaluer la qualité de l’échange. Cette évaluation vous offre un premier aperçu de votre performance.

Il est crucial d'obtenir la meilleure note possible, car celle-ci est visible sur votre profil lorsque les épargnants fixent un entretien avec vous.

Si un épargnant a fixé un rendez-vous téléphonique, l'appel sera automatiquement lancé via Neofa à l'heure prévue.

Si l’épargnant est présent, vous serez immédiatement mis en relation. Il est crucial que vous soyez également disponible à l’heure précise. Si l’épargnant est ponctuel et que vous ne l'êtes pas, il ne patientera pas longtemps, et vous risquez de perdre l'opportunité de le contacter.

Si l’épargnant ne décroche pas, Neofa tentera de le rappeler pendant 15 minutes pour établir la connexion.

Restez donc joignable dans les 15 minutes suivant l'heure prévue de l’entretien. Ce processus a prouvé son efficacité, réduisant le taux d'absence des épargnants à environ 15%.

En cas d'absence de l’épargnant, nous nous chargeons de le recontacter pour comprendre la situation et décider de la suite à donner.

Dans le cadre du deuxième rendez-vous R2 et RDV suivants, le système fonctionne de la même manière. 

Si vous désirez utiliser ce système dans votre cabinet pour tous vos clients, vous pouvez importer vos clients sur la plateforme.

Lorsqu’un épargnant planifie un rendez-vous en visioconférence, il reçoit automatiquement un rappel par SMS peu avant l’entretien, fonctionnant de manière identique aux rappels pour les entretiens téléphoniques.

Cela garantit que l’épargnant ne manque pas son rendez-vous. Durant le visio call, vous pouvez également personnaliser votre arrière-plan pour une présentation professionnelle, adaptée à chaque échange.

Le premier appel vidéo est une étape cruciale pour établir une relation de confiance avec votre épargnant. C’est l’occasion de faire bonne impression et de poser les bases d’une collaboration solide.

Pendant cet échange, vous découvrirez les objectifs et attentes de l’épargnant, tout en présentant votre expertise et les services que vous proposez.

Il est essentiel d’être préparé, disponible, et de montrer une écoute active pour répondre au mieux aux besoins de votre interlocuteur.

Les appels suivants permettent de renforcer cette relation en suivant l’évolution des projets de l’épargnant.

Ces rendez-vous sont l'occasion d'affiner les stratégies, de proposer de nouveaux conseils, et de faire un point régulier sur les avancées.

Votre réactivité et votre capacité à adapter vos recommandations en fonction des retours et des évolutions seront clés pour maintenir la confiance et l’engagement de l’épargnant dans le temps.

Accédez rapidement aux informations essentielles de vos clients pour un suivi optimal. Cette section vous permet de maintenir une relation de confiance en gérant efficacement chaque interaction et en répondant rapidement à leurs besoins.

Optimisez vos chances de conversion en suivant chaque prospect avec précision. Personnalisez vos approches et identifiez facilement les opportunités, pour transformer les contacts en clients fidèles.

Accédez facilement à un filtre dédié pour trier et gérer vos partenaires B2B découverts via la Marketplace, vous offrant une vue claire et organisée pour maximiser vos collaborations.

La messagerie vous permet de communiquer facilement avec vos épargnants/prestataires de services. 

La messagerie vous permet de communiquer facilement avec vos épargnants/prestataires de services. 

Depuis la messagerie, vous pouvez facilement fixer des entretiens ou envoyer les documents (DER, Lettre de mission, etc.) grâce aux à l'icône + et agenda.

Touche rapide +

Touche rapide "Agenda"

Dans l’onglet Messagerie, vous avez accès à la liste complète de vos prospects et clients.

D'un simple clic, vous accédez à l'historique complet, comprenant : 
• Les notes
• Les tâches effectuées ou en cours
• Les prochaines activités planifiées

Dans la fiche épargnant, rendez-vous dans l'onglet "Activité" et appliquez le filtre "Notes" pour consulter l'historique complet de vos annotations concernant cet épargnant.

Dans la fiche épargnant, allez dans l'onglet "Activité" et filtrez par "Tâches" pour visualiser l'historique complet des tâches associées à cet épargnant.

Vous pouvez également consulter l'ensemble de vos tâches en accédant au menu "Activité".

Dans la fiche épargnant, allez dans l'onglet "Activité" et appliquez le filtre "Événements" pour obtenir un aperçu détaillé des événements, activités et rendez-vous liés à cet épargnant.

Pour ajouter un rendez-vous, une tâche ou une note, cliquez sur “Ajouter” et choisissez l'option correspondant à ce que vous souhaitez créer.

Compléter votre CRM vous aide non seulement à suivre vos prospects et épargnants de manière plus efficace, mais aussi à améliorer vos chances de conversion grâce à Neofa.

En effet, l’équipe Suivi de Neofa pourra coordonner plus facilement et faire payer les devis lorsqu'elle sera en contact téléphonique avec vos épargnants.

Dans la section "Mon Compte", sous l'onglet "Mes paramètres", accédez à la section "Mon DER". 

Neofa met à votre disposition un Document d’entrée en relation (DER) par défaut, basé sur les informations renseignées dans votre profil. 

Pour consulter ce DER par défaut, cliquez sur "Télécharger le DER". Si vous préférez utiliser votre propre DER, il vous suffit de l'importer depuis cette section.

Le DER est envoyé automatiquement chaque fois que vous envoyez un devis à un épargnant. Cependant, vous avez également la possibilité de l'envoyer manuellement à tout moment si nécessaire.

Dans le profil de l’épargnant, accédez à la section "Information clients" et sélectionnez le menu "Contrat" pour voir les détails concernant l'envoi et la consultation du DER.

Dans la messagerie, sélectionnez l’épargnant souhaité, puis cliquez sur le symbole "+" et choisissez l'option "Envoyer une offre".

Ensuite, choisissez le type d’offre qui vous convient en cliquant sur "Choisir ce plan": 
• Soit un Abonnement Préétabli
• Soit une Offre Personnalisée

L’offre personnalisée est généralement la plus couramment utilisée.

Si vous optez pour une offre personnalisée, vous pourrez ensuite définir le montant du devis, choisir la typologie (conseil unique ou abonnement avec paiement récurrent), et sélectionner les types de conseils à fournir.

Enfin, n’oubliez pas d’ajouter un texte d’accompagnement pour personnaliser votre devis.

Pour encaisser automatiquement les paiements de vos clients directement sur votre compte, vous devez configurer votre compte Stripe.

Stripe est une solution de paiement en ligne pour les professionnels, et notre partenariat avec eux nous permet de transférer directement les fonds reçus de vos clients vers votre compte bancaire.

Pour paramétrer votre compte Stripe, rendez-vous dans "Mon compte", puis accédez à "Mes paramètres" et sélectionnez la section "Stripe Connect".

Neofa génère automatiquement les factures au nom et pour le compte de votre cabinet selon le modèle ci-dessous.

Dans la section votre compte, vous avez accès à tous les paiements effectués par vos épargnants.

Vous pouvez aussi voir l’acceptation de l’offre et si votre épargnant a payé dans la Messagerie.  Attention, une offre acceptée ne signifie pas offre payé.

Vous pouvez aussi aller dans la messagerie, sélectionner votre épargnant, puis aller dans l’onglet Offre.

Dans la messagerie avec votre épargnant, cliquez sur le symbole "+" et sélectionnez “Lettre de mission".

Vous devrez alors valider le document avant l'envoi. Une fois validé, le système demandera automatiquement la signature électronique du document.

Voici les différentes composantes de la lettre de mission : 
‍
‍1. Le client
2. Le conseiller
3. Introduction
4. Typologie de client
5. Nature de la mission
6. Déroulement de la mission
7. Suivi envisagé
8. Modalité d'information du client
9. Rémunération - devis et mode de paiement
10. Dispositions diverses
11. Gestion des conflits d'intérêt
12. Lutte contre le blanchiment de capitaux
13. Durée de la mission
14. Dénonciation de la mission
15. Consentement à la collecte et au traitement des données personnelles
16. Litige

L’algorithme de matching Neofa prend en compte plusieurs critères afin d’optimiser les probabilités de conversion client. 

Il prend en compte, notamment vos expertises et sous-expertises, la localisation de votre cabinet, vos disponibilités dans votre agenda, vos vacances, le type d’abonnement choisi, les derniers rendez-vous effectués pour savoir si vous avez de l’avance ou du retard, les besoins de l’épargnant, la géolocalisation de l’épargnants.

Votre abonnement vous donne un certain nombre d’entretiens à effectuer durant une période totale (6 ou 12 mois). L'algorithme essaie de fournir un nombre d’entretiens moyen par mois mais peut se situer en-dessus ou en dessous de la moyenne pour différentes raisons (à voir ci-dessous).

Comme mentionné précédemment, l'algorithme vise à fournir un nombre moyen d’entretiens mensuels, bien que ce chiffre puisse fluctuer.

Dans certains cas, comme lorsque vous avez moins de 5 heures de disponibilité hebdomadaire ou partez en vacances d'été pendant un mois, aucun entretien ne sera fixé.

Dans ce cas, l'algorithme pourrait prendre du retard, mais il s'ajustera dès que possible pour compenser, indépendamment du nombre de rendez-vous.

Dans certains cas, l'algorithme a estimé que votre profil correspondait particulièrement bien à un épargnant, ce qui a entraîné un nombre de rendez-vous supérieur à la moyenne.

Au cours des prochains mois, l'algorithme s'ajustera pour compenser ce surplus. En effet, il prend en compte le nombre total d’entretiens à réaliser sur toute la durée de votre abonnement, ce qui permet de corriger à la fois les excès et les retards.

La marketplace vous permet de trouver des produits financiers ou immobiliers pour vos clients. Vous pouvez en un clic entrer en relation avec les responsables du produits. 

Dans l’onglet Informations, vous aurez accès à vos informations personnelles et de votre cabinet. Une partie de ces informations sera visible pour les épargnants dans votre fiche conseiller.

Cette partie regroupe 2 aspects principaux :
• Vos expertises
• Des informations administratives

Domaines d’expertises

Ces informations sont utiles pour comprendre plus en détail votre profil et optimiser l’algorithme de matching. Pour plus de détails, voir la section "Les expertises".

Information administratives

Les informations administratives regroupent les éléments suivants:
• Agréments
• Partenaires
• Assurance responsabilité civile
• RGPD

Les renseignements que vous fournirez seront réutilisés selon les paramètres de votre compte, pour automatiser votre DER et/ou votre Lettre de mission.

Cette section contient les éléments tels que vos identifiants, votre abonnement et moyen de paiement, votre stripe connect, la synchronisation du calendrier, la gestion des notifications et votre DER.

Pour plus d’informations, allez directement dans les descriptions des sections des fonctionnalités.

Vos identifiants

Pour vous connecter à Neofa, nous vous demandons votre numéro de mobile. Vous recevrez un code sms d’authentification pour la sécurité.

Votre abonnement et moyen de paiement

Dans cette section, vous pouvez mettre à jour vos moyens de paiement et modifier votre abonnement.

Votre stripe connect

Aller à la description encaisser les devis.

La synchronisation du calendrier

Aller à la description L’agenda.

La gestion des notifications

Dans cette section, vous pouvez personnaliser vos notifications. Nous vous recommandons de conserver les alertes par SMS et email pour être informé en temps réel des messages et rendez-vous de vos épargnants.

Votre DER

Aller à la description Document entrée en relation.

Dans cette section, vous trouverez les contrats que vous avez signés avec Neofa. Vous aurez aussi accès à tous les versements, que ce soit les factures de Neofa ou les paiements des épargnants.

À la fin de chaque entretien, l'épargnant reçoit une demande d'évaluation. Cette note est un premier indicateur de votre performance.

Il est crucial d'obtenir la meilleure évaluation possible, car elle sera visible sur votre profil lorsque de futurs épargnants prendront rendez-vous avec vous.

NEOFA innove en permanence pour vous offrir des outils toujours plus performants, grâce notamment à NEOFA AI LABS. Parmi ces innovations, notre IA évalue vos entretiens pour vous fournir des insights personnalisés, et bien d’autres fonctionnalités sont en cours de déploiement, comme :
‍
📞 Résumé automatique des appels directement intégré dans votre CRM.
💲 Automatisation de l'envoi des devis après chaque entretien.
🤖 Gestion automatisée des prochains RDVs, qu'ils soient vidéos, téléphoniques ou physiques.
🧐 Smart reco : identification des points d'amélioration.